Cán bộ Ban Xây dựng Đảng Đảng ủy xã Nguyễn Văn Linh cẩn trọng, tỉ mỉ rà soát từng thông tin trong quá trình số hóa hồ sơ đảng viên.

Một tập hồ sơ đảng viên được mở ra, từng trang giấy lần lượt được kiểm tra, đối chiếu. Những thông tin về lý lịch, quá trình công tác, học tập, sinh hoạt Đảng của mỗi đảng viên được cán bộ rà soát kỹ trước khi đưa vào hệ thống. Đó là công việc đang diễn ra tại xã Nguyễn Văn Linh trong quá trình số hóa hồ sơ đảng viên.

Điểm đặc biệt của công việc này là cán bộ không có điều kiện “gác” nhiệm vụ thường xuyên để tập trung số hóa. Các thành viên trong Tổ số hóa hồ sơ đảng viên là cán bộ các phòng, ban chuyên môn, vừa phải tham gia giải quyết công việc hằng ngày, vừa phải đảm nhận công việc số hóa. Vì vậy, số hóa được thực hiện theo phương châm tranh thủ từng khoảng thời gian, phân công hợp lý, làm đến đâu chắc đến đó.

Xã Nguyễn Văn Linh có hơn 1.600 hồ sơ đảng viên cần được số hóa. Quá trình số hóa hồ sơ đảng viên gặp không ít khó khăn; trang thiết bị phục vụ cho công việc scan giấy tờ còn thiếu. Cùng với đó, nhiều trang tài liệu có chất liệu giấy cũ đã mục nát nên phải chắp vá, dán lại rồi mới tiến hành scan.

Anh Vũ Mạnh Tiến, cán bộ Ban Xây dựng Đảng thực hiện nhiệm vụ số hóa chia sẻ: Công việc đòi hỏi sự cẩn trọng ở từng khâu. Hồ sơ sau khi được chỉnh lý phải được kiểm tra kỹ trước khi scan, từng file được rà soát để bảo đảm đầy đủ, chính xác. Có những hồ sơ gồm rất nhiều tài liệu, vì vậy quá trình scan và kiểm tra mất khá nhiều thời gian. Chúng tôi phải tranh thủ thời gian ngoài công việc chuyên môn, nhưng yêu cầu trước hết vẫn là chính xác, không để xảy ra sai sót.

Từng loại giấy tờ trong hồ sơ đảng viên được scan tỉ mỉ và bảo mật.

Trước đây, hồ sơ đảng viên chủ yếu được lưu trữ bằng bản giấy. Mỗi khi cần tra cứu, cán bộ phụ trách phải tìm kiếm trong từng tập hồ sơ, mất nhiều thời gian, công sức. Qua thời gian lưu trữ, một số hồ sơ có nguy cơ hư hỏng, thất lạc; việc cập nhật, đối chiếu thông tin gặp không ít khó khăn. Do đó, việc số hóa hồ sơ đảng viên đóng vai trò quan trọng trong nâng cao chất lượng quản lý, tạo thuận lợi cho công tác tra cứu, khai thác thông tin, hạn chế những bất cập trong phương thức lưu trữ truyền thống.

Đồng chí Phạm Thị Tuyết, Trưởng ban Xây dựng Đảng Đảng ủy xã Nguyễn Văn Linh cho biết: Ban Xây dựng Đảng chủ động tham mưu Ban Thường vụ Đảng ủy xây dựng kế hoạch chi tiết, huy động tối đa nhân lực và trang thiết bị tại cơ sở. Mỗi chi bộ đều phân công rõ người, rõ việc, bám sát tiến độ từng ngày để kịp thời tháo gỡ những khó khăn phát sinh trong quá trình thực hiện.

Đặc biệt, khâu kiểm tra, đối soát được thực hiện nghiêm ngặt. Mỗi bộ hồ sơ đều được rà soát kỹ về tính pháp lý, tính chính xác của thông tin và yêu cầu bảo mật. Những trường hợp chưa thống nhất về dữ liệu hoặc còn thiếu thành phần hồ sơ đều được lập danh sách, tiếp tục bổ sung, hoàn thiện trước khi đưa vào hệ thống dùng chung. Để sớm hoàn thành nhiệm vụ được giao, Tổ số hóa hồ sơ đảng viên xã Nguyễn Văn Linh nỗ lực làm thêm ngoài giờ, cả ngày nghỉ thứ bảy, chủ nhật.

Tại xã Nguyễn Văn Linh, việc số hóa hồ sơ đảng viên không đơn thuần là chuyển tài liệu giấy thành các tệp điện tử. Đây là quá trình chuẩn hóa, làm sạch và xây dựng cơ sở dữ liệu phục vụ trực tiếp công tác tổ chức xây dựng Đảng, tạo điều kiện giảm dần sự phụ thuộc vào hồ sơ giấy, nâng cao khả năng tra cứu, cập nhật và quản lý thông tin.

Hồ sơ được số hóa đến đâu, kiểm tra, xác thực đến đó; dữ liệu sau khi hoàn thiện phải bảo đảm khả năng khai thác, phục vụ công tác quản lý. Đặc biệt, do hồ sơ đảng viên chứa nhiều thông tin quan trọng, yêu cầu về bảo mật và an toàn dữ liệu được đặt lên hàng đầu. Các thành viên Tổ số hóa hồ sơ đảng viên luôn phải tuân thủ nghiêm quy định về bảo vệ bí mật nội bộ trong toàn bộ quá trình rà soát, số hóa và quản lý dữ liệu.

Khâu kiểm tra, đối soát trong quá trình số hóa hồ sơ đảng viên được thực hiện nghiêm ngặt.

Đến nay, xã Nguyễn Văn Linh đã scan, số hóa và cập nhật 350 hồ sơ lên phần mềm Cơ sở dữ liệu đảng viên 4.0. Xã phấn đấu hoàn thành công tác số hóa và tạo lập hồ sơ đảng viên trong tháng 10/2026.

Khi dữ liệu được chuẩn hóa và kết nối đồng bộ, đây sẽ là nền tảng quan trọng để đổi mới phương thức quản lý, nâng cao hiệu quả công tác tổ chức xây dựng Đảng, đáp ứng yêu cầu xây dựng tổ chức đảng tinh gọn, chuyên nghiệp và hiệu quả trong môi trường số.

Nguồn: Baohungyen.vn