Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh tiếp nhận tài liệu lưu trữ của các sở, ngành.

Theo tổng hợp của Sở Nội vụ, tại các sở, ban, ngành và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh còn trên 26.000 m tài liệu; tại 104 xã, phường còn trên 21.800 m tài liệu. Khối lượng tài liệu lớn, trong khi một số chưa được chỉnh lý khoa học, điều kiện cơ sở vật chất, trang thiết bị bảo quản ở một số nơi còn hạn chế, chưa đáp ứng yêu cầu. Nếu không được xử lý kịp thời, tài liệu có nguy cơ xuống cấp, thất lạc; việc tìm kiếm, khai thác gặp khó khăn.

Bà Trần Thị Nhẫn, Trưởng phòng Kinh tế xã Tống Trân chia sẻ: Sau khi bỏ cấp huyện, sáp nhập xã, các tài liệu được niêm phong và lưu trữ tập trung, việc khai thác, sử dụng gặp khó khăn.

Ngày 10/3/2026, Ban Thường vụ Tỉnh ủy ban hành Kế hoạch số 50-KH/TU về chỉnh lý và thực hiện số hóa tài liệu tồn đọng của cấp tỉnh, cấp huyện và cấp xã sau sắp xếp tổ chức bộ máy chính quyền địa phương 2 cấp. Tỉnh phấn đấu số hóa tài liệu cấp tỉnh, cấp huyện xong trước ngày 31/12/2026; cấp xã xong trước ngày 31/3/2027.

Máy móc, thiết bị được trang bị đầy đủ phục vụ công tác chỉnh lý, số hóa tài liệu lưu trữ tồn đọng.

Tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh những ngày này, không khí làm việc khẩn trương chưa từng có. Lượng người làm việc đông nhưng rất trật tự, nền nếp, khoa học. Người quét tài liệu, người nhập dữ liệu vào máy, người đối chiếu, khớp thông tin. Tất cả đều hối hả thi đua nhằm hoàn thành đúng tiến độ, bảo đảm chất lượng. Đến nay, các nhà thầu đã thực hiện chỉnh lý được 1.686/16.721 mét tài liệu cấp huyện (cũ), đạt khoảng 10% khối lượng tài liệu cấp huyện (cũ) cần chỉnh lý; số hóa được 38,69% khối lượng tài liệu đã chỉnh lý cấp huyện (cũ).

Ông Nguyễn Mạnh Chủ, Giám đốc Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh cho biết: Trung tâm đã chủ động bố trí, sắp xếp cơ sở vật chất cho các đơn vị, nhà thầu; đồng thời tích cực phối hợp, tạo điều kiện để bảo đảm hoàn thành chỉnh lý, số hóa tài liệu theo lộ trình và chất lượng. Song song với đó, Trung tâm thường xuyên tiếp nhận tài liệu của các sở, ngành chuyển về để lưu trữ theo quy định. Cả Trung tâm như một công xưởng lớn hối hả làm việc.

Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ tồn đọng tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.

Trong mỗi mét tài liệu là hàng nghìn hồ sơ với nội dung, thời hạn bảo quản và giá trị sử dụng khác nhau. Vì vậy, cùng với nhân lực, kinh phí và thiết bị, việc tuân thủ quy trình nghiệp vụ là yếu tố quyết định chất lượng của cả quá trình. Mục tiêu cuối cùng không chỉ là giảm lượng hồ sơ giấy trong các kho lưu trữ mà quan trọng hơn là hình thành nguồn dữ liệu có tổ chức, có công cụ tra cứu, được bảo quản an toàn và có khả năng phục vụ lâu dài.

Theo bà Nguyễn Thị Tươi, Phó Giám đốc Sở Nội vụ: Cùng với tiến độ, yêu cầu về chất lượng và an toàn tài liệu cũng được đặt lên hàng đầu. Trong quá trình chỉnh lý, số hóa, các cơ quan, đơn vị phải bảo đảm không để mất mát, thất lạc, hư hỏng tài liệu; không để lộ, lọt bí mật nhà nước và bảo đảm an toàn thông tin, an ninh mạng. Khi những tài liệu có giá trị được số hóa và chuyển thành dữ liệu có thể tìm kiếm, khai thác thuận tiện, công tác lưu trữ sẽ gắn kết chặt chẽ hơn với cải cách hành chính và chuyển đổi số.

Các cơ quan, đơn vị, địa phương đang tập trung cao nhằm từng bước xử lý khối tài liệu lưu trữ tồn đọng. Đây không chỉ là yêu cầu sau sắp xếp bộ máy mà còn là bước chuẩn bị quan trọng để xây dựng nền hành chính hiện đại, trong đó thông tin được quản lý khoa học, khai thác nhanh chóng và bảo đảm an toàn.

Nguồn: Baohungyen.vn